ARTIKEL 1 – Inschrijving en deelnameprocedure

• Inschrijving voor de competitie verloopt via het inschrijfformulier en is pas definitief na bevestiging door de organisatie.
• De organisatie behoudt zich het recht voor om inschrijvingen te weigeren bij overschrijding van het maximum aantal deelnemers of bij onvolledige gegevens.
• Inschrijven is mogelijk t/m woensdag 31 december 2025.
  

ARTIKEL 2 – Voorwaarden voor deelname

• De competitie is open voor iedereen die op de dag van de competitie minimaal 18 jaar oud is.
• Deelnemer dient in het bezit te zijn van een Cosplay Meet XL entreeticket.

ARTIKEL 3 – Hergebruik van kostuums

• Voor de competitie is het hergebruik van winnende kostuums op geen enkele manier toegestaan.
• Juryprijzen (honorable mentions) tellen in dit geval niet mee als winnende prijzen.
• Het is toegestaan om een kostuum te gebruiken dat eerder in een andere wedstrijd is gedragen, zolang dit niet een winnend kostuum betreft.
• Kostuums die zijn gebruikt tijdens een finale van een continentale of internationale wedstrijd om een regio of land te vertegenwoordigen, mogen niet worden ingezonden voor deze competitie.

ARTIKEL 4 – Categorieën

Het gekozen karakter dient afkomstig te zijn uit één van de volgende categorieën:

• Anime en manga
• Cartoons en comics
• Video games
• Films of TV-series

ARTIKEL 5 – Restricties

Om veiligheidsredenen is het gebruik van de volgende materialen of objecten verboden (en leidt dit tot diskwalificatie):

• Snijwapens: alle aanvals- of snijwapens van ijzer of staal, zoals dolken, zwaarden, machetes, messen, bajonetten, enzovoort.
• Vuurwapens: alle wapens die explosieve patronen of projectielen afvuren, zoals geweren en pistolen.
• Brandwapens: elk wapen dat bedoeld is om brand te stichten of brandwonden te veroorzaken.
• Vloeistoffen: elk vloeibaar product, ongeacht de samenstelling.
• Producten die het podium of de zaal kunnen vervuilen of beschadigen: bijvoorbeeld vuurwerk, rook, confetti of glitter.
  • Een compacte rookmachine die in het kostuum is ingebouwd is toegestaan, mits deze vooraf is goedgekeurd door de organisatie en geen gevaar vormt voor anderen.

Daarnaast gelden de volgende restricties met betrekking tot deelname:

• Gekochte kostuums: alleen zelfgemaakte kostuums worden geaccepteerd. Bij twijfel over een aangekocht maar aangepast kostuum dient vooraf contact te worden opgenomen met de organisatie.
• Obscene outfits of naaktheid zijn niet toegestaan; het kostuum moet het lichaam voldoende bedekken.
• Voorwerpen of gebaren van racistische, pornografische of gewelddadige aard zijn strikt verboden.

ARTIKEL 6 – Kostuum voorwaarden

6.1 Eigen werk

• Het kostuum moet voor minimaal 80% door de deelnemer zelf zijn gemaakt.
• Het is toegestaan om onderdelen of materialen aan te kopen (zoals pruiken, schoenen, basispatronen of accessoires), mits deze duidelijk zijn aangepast, bewerkt of geïntegreerd in het zelfgemaakte kostuum.
• Het gebruik van kant-en-klare kostuums of kostuums op basis van een commissie is niet toegestaan.

6.2 Gebruik van 3D-print en borduurwerk

• Maximaal 50% van het gebruikte materiaal mag bestaan uit 3D-geprinte onderdelen en/of geborduurde elementen.
• Indien 3D-geprinte onderdelen worden gebruikt, dient de deelnemer aan te tonen dat de 3D-modellen zelf zijn ontworpen.
  • Dit bewijs dient te worden geleverd via het WIP-bestand, waarin duidelijk te zien is dat de deelnemer de eigenaar en ontwerper van de 3D-file is.

6.3 Bewijs van eigen werk (WIP)

• Elke deelnemer moet een WIP-dossier indienen met voortgangsfoto’s of video’s van het maakproces. 

• Hierover ontvangt de deelnemer meer informatie na de bevestiging van deelname.

• Dit dossier moet aantonen dat de deelnemer het merendeel van het werk zelf heeft uitgevoerd en voldoet aan bovenstaande voorwaarden.

6.4 Controle en diskwalificatie

• De organisatie behoudt zich het recht voor om kostuums te controleren en deelnemers om extra bewijs van eigen werk te vragen.
• Indien blijkt dat een kostuum niet voldoet aan de eisen zoals vermeld in dit artikel, kan de deelnemer gediskwalificeerd worden.

ARTIKEL 7 – Beoordeling

7.1 Beoordelingsonderdelen
De beoordeling is gebaseerd op twee onderdelen:

1. Pre-judging: voorafgaand aan de podiumronde spreekt de jury met elke deelnemer om technische vragen te stellen over het maakproces. De deelnemer licht gebruikte technieken, materiaalkeuzes en constructies toe.
2. On-stage beoordeling: tijdens de podiumronde staat de deelnemer circa 30 seconden op het podium terwijl de host de deelnemer en het karakter/kostuum introduceert. De jury beoordeelt de algemene indruk, afwerking en hoe het kostuum overkomt in beweging en presentatie.

7.2 Beoordelingscriteria
De jury beoordeelt elk kostuum op:

• Vakmanschap (80%) – moeilijkheidsgraad, toegepaste technieken, kwaliteit van constructie en afwerking, materiaalkeuze en stevigheid.
• Presentatie (20%) – algemene indruk op het podium, pasvorm, bewegingsvrijheid, samenhang van het geheel en trouw aan het originele ontwerp of personage.

7.3 Jury en uitslag

• De jury bestaat uit ervaren cosplayers en/of vakprofessionals met expertise in kostuumontwerp, constructie en afwerking.
• De einduitslag is definitief en bindend; er kan geen bezwaar of beroep worden ingediend.
• Na afloop van de competitie is de jury beschikbaar voor korte nabespreking of feedback op verzoek van de deelnemers.

ARTIKEL 8 – Eigendom en gebruik van beeldmateriaal

Door akkoord te gaan met dit reglement geeft elke deelnemer CosplayMeet XL toestemming om foto’s en/of video-opnamen waarop de deelnemer zichtbaar is te gebruiken binnen het kader van de activiteiten van de CosplayMeet XL-competitie.
De deelnemer verleent CosplayMeet XL het recht om dit beeldmateriaal vrij te gebruiken, te bewerken en te publiceren op elk medium (zowel online als offline) voor illustratieve, informatieve en promotionele doeleinden, zonder dat hiervoor aanvullende toestemming of vergoeding vereist is.
Indien een deelnemer bezwaar heeft tegen specifiek gebruik van beeldmateriaal, dient dit vooraf schriftelijk te worden gemeld bij de organisatie.

ARTIKEL 9 – Aansprakelijkheid en veiligheid

• De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies, schade of letsel dat voortvloeit uit deelname aan de competitie.
• Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke bezittingen en de veiligheid van hun kostuum en props.
• Bij twijfel over veiligheid behoudt de organisatie zich het recht voor een kostuum of prop te weigeren.

ARTIKEL 10 – Gedragscode

• Deelnemers worden geacht zich respectvol te gedragen tegenover andere deelnemers, juryleden, publiek en organisatie.
• Pesten, intimidatie of discriminerend gedrag leidt tot onmiddellijke diskwalificatie en verwijdering van het evenemententerrein.